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Anschreiben per E-Mail verschicken

Jacky · 12. Oktober 2010 ·

Dies ist der fünfte Teil meiner Serie: “Wie veröffentliche ich mein Manuskript?” Es ist ein kleiner Einschub dazu, wie du deine Unterlagen per E-Mail versendest.

Letztes Mal habe ich darüber geschrieben, wie du ein postalisches Anschreiben am besten formulierst und formatierst.

Versendest du deine Unterlagen aber elektronisch, muss teilweise auf ganz andere Dinge geachtet werden.

Kristina hat gefragt:
Und wie sieht es aus, wenn man das Manuskript nicht per Post anbieten möchte, sondern per E-Mail?

Zuerst einmal sei gesagt, dass das nur von sehr wenigen Verlagen gestattet wird. Die meisten Verlage wünschen eine Einsendung auf dem Postweg. Nur wenn auf ihrer Internetseite explizit nach einer elektronischen Einsendung verlangt wird, solltest du überhaupt darüber nachdenken. Denn bei einer E-Mail drückt man noch viel leichter auf „Löschen„, als man einen Brief in den Mülleimer werfen kann (ganz besonders wenn sie unverlangt oder noch schlimmer unerwünscht zugesendet wird).

Das Anschreiben

Das Anschreiben selbst gehört direkt in die E-Mail selbst. Alle anderen Unterlagen kommen dann (in der besprochenen Formatierung) als separate Dateien in den Anhang. Das lässt sich wesentlich leichter lesen, als eine ellenlange E-Mail mit vielen Tausend Wörtern (auf die man durch die Leseprobe leicht kommt).

Die anderen Unterlagen

Füge für alle Teile deiner Unterlagen eine separate Datei an. Also eine eigene Datei für das Exposé, den Lebenslauf (falls beigefügt) und die Leseprobe. Das macht die Unterlagen übersichtlich und sorgt dafür, dass sich der Lektor bei Bedarf nur bestimmte Teile deiner Unterlagen ausdrucken kann.

Formalitäten

Hier also zur Form des Anschreibens selbst.

Briefkopf = E-Mailheader

Den Briefkopf musst du in diesem Fall nicht schreiben, den erstellt das E-Mailprogramm automatisch, sobald du die entsprechende Mailadresse eingibst. Die Verlagsanschrift ist bei elektronischer Post schlicht unwichtig, der Verlag weiß schließlich, wo er wohnt.

Deine eigene Adresse muss dein Ansprechpartner zwar wissen, die kommt bei einem elektronischen Anschreiben aber erst ganz am Schluss.

Datum

Auch das Datum schreibt das E-Mailprogramm selbständig in den E-Mailheader (was dem Briefkopf entspricht).

Betreff

Was du auf keinen Fall vergessen solltest, ist, die Betreffzeile auszufüllen. Nichts ist verwirrender, als ein Posteingang voller „Ohne Betreff„-E-Mails in denen sich der Lektor selbst nicht mehr wiederfindet.

Hier gilt dasselbe wie in einem postalischen Anschreiben: kurz, aber informativ.

Anrede und Inhalt

Die E-Mail selbst, beginnst du gleich mit der Anrede und führst sie, wie gewohnt fort. Es gelten auch hier dieselben Regeln und Vorgaben wie im postalischen Anschreiben.

Länge

Die Längenangabe „maximal eine Seite“ ist bei einem elektronischen Anschreiben schwer zu ermitteln. Auf jeden Fall sollte auch dieses Anschreiben so kurz wie möglich gehalten werden.

Ich würde empfehlen, das Anschreiben (ganz wie beim Postalischen) in einem Schreibprogramm deiner Wahl mit üblicher Formatierung (siehe letzter Beitrag) vorzuschreiben, zuzusehen, dass du dich auf eine Seite beschränkst, um den Inhalt dann einfach in die E-Mail zu kopieren. So kannst du sicher sein, dass du dich nicht in der Länge verschätzt hast.

Unterschrift

Ans Ende der E-Mail gehört die übliche Grußformel. Eine elektronische Unterschrift ist nicht ganz leicht zu realisieren und wird zumeist auch nicht erwartet. Schreib stattdessen einfach deinen vollständigen Namen (Vor- und Nachname) drunter.

Signatur

Was jetzt noch fehlt, ist deine Adresse, damit der Verlag dich auch auf anderem Wege, als per E-Mail erreichen kann. Füge dazu nach „deiner Unterschrift“ ein oder zwei Leerzeilen ein. Darunter gehört dann deine vollständige Adresse mit allen wichtigen Kontaktdaten (siehe letzter Artikel).

Und „Ja„, ich würde auch deine E-Mailadresse noch einmal explizit hinschreiben. Das wird dann wichtig, wenn der Lektor dein Anschreiben „nur“ ausdruckt und an einen Kollegen weitergibt oder die Original-E-Mail (versehentlich?) gelöscht wird.

Formatierung

E-Mails sind verlockend, wenn es darum geht, den Text und den Hintergrund individuell zu gestalten, weil es sogar noch einfacher und vielseitiger funktioniert, als bei den meisten Schreibprogrammen.

Das wird aber gar nicht gerne gesehen und kommt sehr unprofessionell rüber. Ganz besonders deshalb, weil du niemals sicher sein kannst, ob dein Empfänger, die E-Mail wirklich genau so sieht, wie du sie eingestellt hast. Das hängt nämlich ganz von den Einstellungen des jeweiligen E-Mailprogramms ab.

Deshalb verschicke deine Mail als „Plaintext“ und nicht als „Html„, verzichte so weit es irgendwie geht auf sämtliche Formatierungen. Nimm die Standardschriftart in Schwarz und einen weißen Hintergrund – fertig.

Dateianhänge:

Wichtige Kleinigkeiten, um sicherzugehen, dass der Empfänger deine Dateianhänge auch lesen kann.

  • Sämtliche Dateinamen müssen ohne Umlaute, Sonderzeichen, Leerzeichen etc. benannt werden.
    Erlaubt sind nur:

    • A bis Z
    • a bis Z
    • Und der Unterstrich _
  • Ganz besonders solltest du darauf achten, welche Dateiformate die Verlage/Agenturen akzeptieren und auch wirklich nur diese Formate verwenden.
  • Zur Sicherheit würde ich von jedem Anhang auch nochmal eine PDF-Datei erzeugen und die ebenfalls anhängen (weil die einfach jeder öffnen kann).

Der richtige Zeitpunkt

Wie oben bereits erwähnt, fügt das E-Mailprogramm selbst das Absendedatum ein. Im Gegensatz zu einem normalen Brief wird hier aber auch die Uhrzeit mit übermittelt. Deshalb solltest du dir ein klein wenig Gedanken darüber machen, wann du deine Unterlagen abschickst.

Es kann zum Beispiel merkwürdig aussehen, wenn du deine E-Mail mitten in der Nacht oder während üblicher Arbeitszeiten abschickst. Die Interpretationsmöglichkeiten sind genauso vielfältig wie die Persönlichkeiten der Lektoren und die möglichen Uhrzeiten.

Außerdem würde ich davon abraten eine E-Mail am Samstag, Sonntag, Montag oder Freitag zu versenden. Am Montag ist der Posteingang voller E-Mails, die Samstag und Sonntag eingetrudelt sind und dein Anschreiben kann leicht darin untergehen. Am Freitag ist der Lektor gestresst von der Woche und will bloß noch ins Wochenende (falls er eins hat), da schiebt er sie viel zu einfach in einen Ordner, in dem er sie am Montag doch vergisst.

Deshalb meine Empfehlung: Die Unterlagen Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag verschicken und zwar zu einer relativ frühen Uhrzeit, am besten kurz vor deinem Weg zur Arbeit oder in der Mittagspause.

Und wenn du nicht dazu kommst oder es zum „richtigen Zeitpunkt“ immer vergisst, kannst du LetterMeLater.com benutzen. Damit kannst du deinen E-Mails sagen, wann sie sich selbst versenden sollen.

Diskussion

Hast du schon einmal Unterlagen per E-Mail verschickt? Was hast du anders gemacht als in einem postalischen Anschreiben? Welche Unterschiede sind zu beachten? Wie waren die Reaktionen auf die elektronische Post?

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Kategorie: Veröffentlichung Stichworte: anschreiben, manuskript, serie, verlage, vorlage

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