Fließbandarbeit – Zeitmanagement Teil 2

Eigentlich wollte ich diese Serie mit dem Zeitplan beginnen. Er ist wohl das mächtigste Werkzeug im Zeitmanagement und gleichzeitig auch das Umstrittenste .

Bei so viel positive Resonanz und einigen „ich kann dringend ein paar gute Tipps brauchen„, möchte ich aber nicht gleich mit dem Holzhammer, sondern mit einem viel einfacheren, aber nicht weniger effektiven Werkzeug beginnen: der Fließbandarbeit.

Was ist das?

Diese Methode geht schnell, du kannst sie sehr einfach und ohne viel Aufwand in deinen normalen Alltag einbinden. Fließbandarbeit bedeutet, dass du ein und denselben Handschlag immer und immer wieder tust.  Du machst keine Pausen, du fängst nicht mit etwas anderem an, du machst einfach immer dasselbe.

Stellen wir uns einen Arbeiter an einem echten Fließband vor. Am Ende des Fließbands steht ein fertiges Auto. Aber was macht unser Arbeiter? Er setzt immer und immer wieder Zündkerzen ein. Das macht er den ganzen Tag und ohne Unterlass.

Wozu soll das gut sein?

In der Fabrik ist das so, dadurch dass der Arbeiter immer nur eine ganz bestimmte Aufgabe hat, wird er irgendwann ziemlich gut darin, er wird immer schneller und effizienter. Das ist der Grund warum die Menschen überhaupt angefangen haben am Fließbandarbeit zu arbeiten.

Ein viel näheres Beispiel. Nimm einmal an du möchtest ein Fensterbild basteln. Lass es ein Häuschen mit Garten sein. Du brauchst viel bunten Karton, eine Schere und Kleber, dann fängst du an die einzelnen Teile auszuschneiden, zusammenzukleben, fertig, kein größeres Problem.

Jetzt nimm an du möchtest hundert Fensterbilder machen. Du kannst jetzt hingehen und immer ein Häuschen fertig machen, bevor du das nächste anfängst. Das ist zum Einen sehr motivierend, weil du eben nach ein oder zwei Stunden immer wieder ein fertiges Häuschen in der Hand hältst. Aber gleichzeitig ist das auch völlig ineffizient.

Es ist deshalb ineffizient, weil du zwischendurch immer wieder eine neue Kartonfarbe nehmen musst, ständig musst du den Kleber auf und zu drehen, die Schere suchen und so weiter und so weiter.  Das sind immer nur ein par Sekunden, aber bei 100 Fensterbildern summiert sich dass sehr schnell zu einer Stunde oder mehr.

Viel schneller geht das Ganze, wenn du statt dessen zuerst 100 Zäune ausschneidest, danach 100 Fenster, danach 100 Blumen, anschließend 100 Mal den Zaun auf den Rasen klebst usw. Ich spreche hier aus Erfahrung. Dadurch, dass du dich auf eine einzige – simple – Aufgabe konzentrierst, wirst du immer schneller. Dieser Effekt tritt bei der immer-ein-Haus-fertig machen Methode nicht ein. Du sparst also nicht nur dutzende unnötiger Handgriffe, sondern zusätzlich dadurch, dass du dich an die Aufgabe gewöhnst und schneller wirst.

Was hat das jetzt mit Zeitmanagement zu tun?

Okay, du wirst nicht täglich 100 Fensterbilder basteln. Aber nehmen wir mal dein E-Mailpostfach. Wie oft am Tag siehst du nach, ob du eine neue Nachricht bekommen hast? Wie viele kleine Handgriffe musst du dafür tun? Du musst das entsprechende Programm öffnen, die Nachrichten abholen, registrieren ob was eingetroffen ist, je nachdem die Nachricht lesen, denken, dass du doch lieber später antwortest, alles wieder schließen und dich danach wieder in das woran du eigentlich gearbeitet hast einfinden.

Tja, und das ist genau dasselbe als würdest du jedesmal ein ganzes Fensterbild fertig machen, bevor du mit dem nächsten anfängst. Es ist viel effizienter, wenn du deine E-Mails nur ein einziges mal am Tag abrufst, und dann auch jede einzelne davon bearbeitest. Das heißt entweder wird sie beantwortet (bzw. führe aus, was auch immer sie für Konsequenzen beinhaltet), delegiert, archiviert oder gelöscht. Ein „aufschieben bis zum nächsten nachgucken“ darf es nicht geben, sonst ist der ganze Fließbandeffekt sofort wieder dahin.

Am besten du setzt dir dazu auch noch ein Zeitlimit, vielleicht maximal eine halbe Stunde. Damit sparst du nicht nur enorm viel Zeit, sondern du nimmst auch den Druck von dir selbst ständig deinen E-Mailkasten kontrollieren zu müssen. Außerdem kannst du das nicht nur auf deine E-Mails anwenden, sondern auch auf jede Menge andere Dinge:

Einkaufen – Geh einmal in der Woche und mach einen Großeinkauf anstatt jeden zweiten Tag nur einen Brokkoli zu kaufen
Telefonate – Egal ob Kunden, Freunde, Familie oder Service-Dienste, sammle Telefonate und erledige sie am Fließband
Steuern – Statt immer mal wieder hier und da was machen, sich dann aber doch wieder drücken, erledige sie einem Rutsch
…

Was bringt mir das?

Ganz einfach, erstens sparst du Zeit die du für schönere Dinge verwenden kannst, wie zum Beispiel Schreiben. Zweitens wirst du während der Fließbandarbeit spürbar schneller und besser in dem was du tust, das motiviert. Drittens hast du so für den restlichen Tag, den Kopf frei für wichtigere Dinge.

Disziplin

Das klingt spitze oder? Alleine die Anwendung auf meine E-Mails hat mir bestimmt schon dutzende Stunden Zeit gespart. Wahrscheinlich wären es noch wesentlich mehr, wenn ich mich wirklich jeden Tag daran halten würde. Damit dieses Werkzeug noch effizienter ist, musst du deine Disziplin langsam steigern, und dir ein Beispiel z.B. an Vitali Klitschko nehmen.

Diskussion

Tust du die Dinge schon am Fließband, oder verteilst du sie wild über den Tag? Sagt dir die Methode zu, oder kannst du damit nichts anfangen? Wie würdest du sie verbessern?

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